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Aufbewahrungsfristen für Unternehmer: Welche Unterlagen wie lange aufheben?
- Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus Handelsrecht, Steuerrecht und teils weiteren Gesetzen; die Fristen unterscheiden sich nach Dokumenttyp.
- Aktuell gelten 10 Jahre für Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege (Rechnungen), 6 Jahre für sonstige Handelsbriefe und 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise.
- Die Frist beginnt jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
- Aufzubewahren ist immer das Original: E-Mails bleiben digital Originale, Papierbelege bleiben ohne ersetzendes Scannen Papier-Originale.
Warum Aufbewahrungsfristen überhaupt wichtig sind
Unternehmer unterliegen in der Regel dem Handelsgesetzbuch und müssen deshalb Unterlagen, die das Unternehmen betreffen, aufbewahren. Zusätzlich enthalten die Steuergesetze entsprechende Pflichten. Je nach Dokumentart greifen unterschiedliche Fristen. Diese Regeln sind nicht nur eine Formalie: Fehlen Unterlagen, kann das insbesondere in einer Betriebsprüfung zu finanziellen Nachteilen führen, weil Nachweise für Vorsteuerabzug oder Betriebsausgaben fehlen.
Welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen
10 Jahre: Jahresabschlüsse
Jahresabschlüsse müssen aktuell zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden.
8 Jahre: Buchungsbelege
Buchungsbelege unterliegen einer achtjährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören vor allem Rechnungen, die verschickt oder empfangen werden.
6 Jahre: Sonstige Handelsbriefe
Alle übrigen Handelsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Darunter fallen beispielsweise Angebote oder Lieferscheine.
2 Jahre: Arbeitszeitnachweise
Arbeitszeitnachweise sind im Arbeitszeitgesetz geregelt und müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist startet immer mit dem Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres. Unterlagen aus dem Jahr 2025 müssen also je nach Frist bis zum Ende des entsprechenden Folgejahres aufbewahrt werden. Bei einer Zehn-Jahres-Frist bedeutet das: Entsorgung frühestens nach Ablauf des Jahres 2035.
Was gilt als Original? Papier vs. E-Mail
Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich immer auf Originalunterlagen. Das ist besonders wichtig bei digitalen Dokumenten. Eine per E-Mail erhaltene Rechnung ist in ihrer Originalform die E-Mail selbst und muss als solche aufbewahrt werden. Ausdrucke gelten nur als Kopien.
Umgekehrt ist bei Papierbelegen das Papier das Original. Wenn eine Rechnung in Papierform eingeht und nur eingescannt wird, reicht der Scan allein nicht aus. Das Papier muss grundsätzlich weiter aufbewahrt werden.
Ersetzendes Scannen: Papier digital archivieren
Damit Papierbelege nach dem Scannen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen, ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erforderlich. Diese dokumentiert den gesamten Prozess: wer scannt, wann gescannt wird, wie digitalisiert und archiviert wird und welche Soft- und Hardware genutzt wird.
Zusätzlich müssen die digitalisierten Belege in einem revisionssicheren Archiv gespeichert sein. Erst dann gilt der Scan als digitales Original.
Eine praktische Empfehlung ist, Rechnungen möglichst direkt digital im Original zu erhalten, also Lieferanten um Zusendung per E-Mail zu bitten. So entstehen keine Papier-Originale, die später zusätzliche Aufbewahrung verursachen.
Was passiert, wenn Belege fehlen?
Fehlende Belege werden vor allem in der Betriebsprüfung problematisch. Für den Vorsteuerabzug ist eine Rechnung zwingend erforderlich. Auch für Betriebsausgaben ist der Nachweis über Belege der sicherste Weg, um zu zeigen, welche Kosten tatsächlich entstanden sind.
Belege helfen außerdem, bei kritischen Sachverhalten den eigenen Standpunkt zu belegen. Deshalb empfiehlt es sich, in sensiblen Fällen freiwillig länger aufzubewahren. Im Steuerrecht können bei Steuerhinterziehungen bis zu zehn Jahre rückwirkend Änderungen vorgenommen werden. Wer dann noch eigene Unterlagen vorlegen kann, ist deutlich besser abgesichert.
Praxisbeispiel: Digitale Rechnung vs. Papierbeleg
Ein Unternehmer erhält einen Teil seiner Eingangsrechnungen per E-Mail, andere weiterhin in Papierform. Die E-Mail-Rechnungen archiviert er digital inklusive der E-Mails. Die Papierbelege scannt er zwar ein, bewahrt das Papier aber zusätzlich auf, weil kein ersetzendes Scannen dokumentiert ist.
Bei einer späteren Betriebsprüfung kann er für beide Belegarten die Originale vorlegen: digital bei E-Mail-Rechnungen und in Papierform bei Papierbelegen. Dadurch sind Vorsteuerabzug und Betriebsausgaben sauber nachweisbar.
FAQ zu Aufbewahrungsfristen
Welche Fristen gelten aktuell für Unternehmer?
10 Jahre für Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für sonstige Handelsbriefe und 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise.
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?
Immer ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Muss ich E-Mails als Rechnungsoriginale aufbewahren?
Ja. Wenn eine Rechnung per E-Mail kommt, ist die E-Mail das Original und muss digital archiviert werden.
Reicht es, Papierbelege einzuscannen und danach wegzuwerfen?
Nein, nicht ohne ersetzendes Scannen. Ohne Verfahrensdokumentation bleibt Papier das Original und muss aufbewahrt werden.
Warum kann freiwillig längere Aufbewahrung sinnvoll sein?
Bei kritischen Themen kann der Nachweis auch nach sechs oder acht Jahren noch wichtig werden, insbesondere weil steuerliche Prüfungen bei schwerwiegenden Fällen lange rückwirkend möglich sind.
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